Gepo Vleeswaren heeft volledige scanbaarheid met Exact en EDI.

De zusterbedrijven Gepo Vleeswarenfabriek en Kroon Vleeswaren waren zich in alle rust aan het voorbereiden op een mogelijke overstap op standaard Exact. Totdat een onverwacht bericht van de pakketleverancier voor het huidige EDI-systeem einde oefening aangaf. En wel op een heel korte termijn. EDI is cruciaal voor Gepo en Kroon om hun retailers te kunnen beleveren. AB reageerde gelukkig met een razendsnelle implementatie van standaard Exact en EDI in twee fases. “Fase 1 garandeerde binnen slechts drie maanden dat ons EDI-berichtenverkeer op orde bleef. De tweede implementatie gaat ons de verdieping opleveren voor de volledige traceerbaarheid van orders”, aldus directieleden Pieter Broere en Pascal van der Sluis.

Gepo en Kroon: samen sterk

In 2006 nam Gepo vleeswarenfabriek B.V. uit Nieuw-Vennep het Friese Kroon Vleeswaren over. Zowel Gepo als Kroon functioneert zelfstandig en ze hebben elk een eigen marktpositie. Op het gebied van energiebesparingen en hygiëne-eisen lopen beide bedrijven voorop. Gepo en Kroon versterken elkaar, onder andere door gezamenlijke automatisering en digitalisering.

EDI is levensader

Pieter Broere, CFO bij Gepo en Kroon: “De maatwerkapplicatie SG Vers van Arion regelde voor ons EDI. Voor de financiële administratie gebruikten we Microsoft Dynamics AX. Helaas kregen we het bericht dat Windows 2008, waarop SG Vers draaide, vanaf 1 januari 2021 niet meer ondersteund zou worden. Dit had te maken met veiligheidscertificaten. Snel handelen was geboden, want een actueel EDI-systeem is de levensader met al onze retailers. Zonder foutloos EDI kunnen we hen niet meer met onze producten bedienen en valt alles feitelijk stil.”

Rustige oriëntatie op Exact van AB

Pascal van der Sluis, COO bij Gepo en Kroon: “Voordat dit bericht over de beëindiging van de ondersteuning zich aandiende, hadden we ons sowieso al door andere partijen laten voorlichten over de vernieuwing van ons IT-systeem. Met AB hadden we bijvoorbeeld al contact. We kregen onder andere een uitnodiging voor een ERP event speciaal gericht op de voedingsindustrie met een presentatie van de ERP Food Suite. Pieter en ik zijn samen gegaan, met de insteek om vrijblijvend te ontdekken wat Exact ons zou kunnen bieden. Echter, de urgentie van het nieuws over het pakket SG Vers en het niet meer ondersteund worden voor EDI had ons toen nog niet bereikt. Wel staken we tijdens de presentatie op dat een implementatie door AB van standaard Exact redelijk eenvoudig zou zijn. Een universeel pakket dat prima voor onze beide bedrijven zou kunnen werken, was onze indruk. Het besluit viel dat als we in de toekomst over zouden gaan naar een nieuw pakket, dat dan de keuze op Exact (de ERP Food Suite) van AB zou vallen.”

AB accelereert naar oplossing

Het slechte nieuws over EDI van SG Vers versnelde het voornemen om over te stappen op standaard Exact. Pascal: “Ineens moesten we snel schakelen. We hebben AB uitgenodigd en zij pakten onze urgentie direct op met eerst een QuickScan. Die gaf helder aan welk probleem er lag als vanaf 1 januari 2021 EDI niet meer ondersteund zou worden. Die QuickScan leidde vervolgens onmiddellijk tot een concreet plan van aanpak en de toewijzing vanuit AB van een dedicated projectmanager. Een test liet zien dat we het van onze kant snel konden realiseren en AB op haar beurt ook. We mochten opgelucht ademhalen: AB kon de livegang per 1 januari 2021 borgen. AB zag onze urgente uitdagingen, stelde prioriteiten en bood razendsnel een oplossing.”