De 6 alarmbellen die afgaan als het ERP systeem disfunctioneert.

De IT in uw organisatie is waarschijnlijk al tijden de spil van uw bedrijf. Van het een kwam het ander en inmiddels gebruikt u meerdere systemen, voor uw planning, ingrediëntendeclaratie, THT- bewaking, klantenservice en klachtenafhandeling is informatietechnologie niet meer weg te denken. Het zorgt voor directe informatie en daarmee meer snelheid en betere beslissingen. Maar bent u ook op de hoogte van wat er inmiddels mogelijk is? Waar uw medewerkers tegenaan lopen? Hoe ze het oplossen en of dat eigenlijk wel wenselijk is?

1. Er zijn meer gegevens. Is het ook direct bruikbare informatie?

Een van de grootste ‘problemen’ van de groeiende invloed van ICT is dat u eigenlijk een expert moet zijn om de mogelijkheden en hun toepassing in de praktijk goed in te kunnen schatten. Aan de andere kant zijn experts in ICT vaak niet gericht op uw specifieke business en de uitdagingen die u dagelijks het hoofd biedt. En dat terwijl ICT juist bedoeld is om knelpunten in bijvoorbeeld receptuurbeheer, planning, traceability, inkoop en communicatie tussen afdelingen of met de klant, op te lossen.

Er gaat steeds meer data door uw ERP oplossing. Vergaande digitalisering is dé trend en de logische oplossing voor de steeds complexere klantvragen van over de hele wereld. Een simpele graadmeter van hoe u er digitaal voor staat, is dan de volgende test:
Hoeveel wordt er overgetypt? Wat moet er eerst naar Excel worden geëxporteerd en bewerkt, bijvoorbeeld uw lijnplanning voor een dag? Hoeveel wordt er nog met ‘de hand’ gemaild, terwijl de vraag in de mail eigenlijk rechtstreeks voortkomt uit gegevens op een scherm?

2. Wat kost het eigenlijk?

We gaan er van uit dat u een ICT oplossing heeft die suboptimaal is. Is dat een boude aanname? Nee, dat is het niet. De ontwikkelingen in de voedingsindustrie gaan vaak snel, maar op ICT gebied gaan ze soms nog veel sneller. Zo is het zeer waarschijnlijk dat uw organisatie niet van alle ICT mogelijkheden die er momenteel zijn, gebruik maakt. Of dat erg is, hangt van de kosten en baten af en daarin schuilt een tweede belangrijke alarmbel: Weet u wanneer u uw systeem moet updaten of vervangen?

De aanname dat uw ICT waarschijnlijk beter kan, is ook gerechtvaardigd vanuit de wetenschap dat een ICT landschap vrijwel altijd langzaam wordt uitgebreid. U bent ooit ergens begonnen met een systeem. Een stukje maatwerk of een relatief klein pakket, bijvoorbeeld voor etiketten, emballage of weegsystemen. Tijdens de groei van uw organisatie groeide het ICT landschap mee, telkens een oplossing erbij. Mogelijk heeft u eens de ontstane lappendeken aan oplossingen vervangen door één grote, geïntegreerde oplossing. Daarmee heeft u dan waarschijnlijk een behoorlijke slag geslagen, maar hoe is het nu? Is er inmiddels alweer van alles ‘aangeplakt’? Het is goed om zo nu en dan eens een slag te slaan naar wat uw huidige oplossing eigenlijk echt kost. Niet alleen out-of-pocket, maar ook wat er nu niet kan in het systeem. Wat tijd kost, foutgevoelig is of niet gebruiksvriendelijk.

3. De spil van uw bedrijfsvoering verdient de nodige bescherming

Doordenkend over de werkelijke en verborgen kosten van ICT kijken we ook nog even verder naar de risico’s. Staat er een keer een machine stil, dan kunt u wellicht nog uitwijken naar een andere machine, conculega’s of desnoods tijdelijk onderdelen inkopen. Maar wat als uw ERP systeem dienst weigert?

In de meeste bedrijven kan er dan helemaal niets meer. Planning, productie, traceability, facturatie, alles staat stil! En zoals dat gaat met langzaam groeiende veranderingen, is de impact van een probleem met uw ERP nog wel goed afgedekt. Zijn er kopieën beschikbaar van de data….. vast wel, maar hoever gaan ze terug? Hoeveel orders bent u kwijt? Goed ICT beheer is vaak ongemerkt heel belangrijk geworden. Ongemerkt, omdat het meestal goed gaat. Hoeveel tijd en energie heeft u besteed aan back-ups, fall-back scenario’s, preventief onderhoud en applicatiebeheer?

4. Snelle ontwikkelingen

De ontwikkelingen gaan momenteel razendsnel, zoals gezegd. Gestimuleerd door bijvoorbeeld de Smart Industry beweging wordt momenteel snel, vergaand gedigitaliseerd. Toepassingen als Big Data, het Internet of Things en de digitale fabriek, maken dat het ERP systeem steeds meer als platform dient om hi-tech oplossingen op aan te sluiten. Het ERP systeem houdt idealiter alle data op één centrale plek bij elkaar en biedt door middel van sterke connectivity eigenschappen de mogelijkheid om alle mogelijke gegevens uit te wisselen via bijvoorbeeld EDI, weeg- of MES systemen, ingrediëntendeclaratie en allergenen.

Gezien de snelheid van de ontwikkelingen is het helemaal geen gek idee om uw ICT oplossing zo nu en dan eens tegen het licht te laten houden. Immers, u weet mogelijk niet wat er allemaal mogelijk is. En het is lastig om verbogen kosten inzichtelijk te maken. Hoe bepaalt u dan of het tijd is voor een update, een overstap en welke investering gerechtvaardigd is? Veelal wordt daarom met een systeem doorgewerkt zolang alles ‘draait’ en de problemen niet al te groot zijn. Maar bent u dan niet veel te laat? U weet het simpelweg niet, u kunt het niet weten. Zorgt dat u op de hoogte blijft van de mogelijkheden in de markt.

5. U heeft helemaal geen ERP-systeem

U bent begonnen met een financieel systeem, wellicht zelfs Excel, waarmee u uw orders en facturen en verdere financiële transacties prima kon verwerken, vervolgens groeide uw bedrijf en wilde u andere oplossingen zoals scanapparatuur, een weegschaalkoppeling, of andere deelsystemen.
Veel handmatig werk, of een gerealiseerde koppeling, maar waar is de single point of truth wat data betreft.

Een volwaardig ERP systeem waarmee u ook nog even vooruit kunt, moet toch wel aan een aantal eisen voldoen: Het is bij voorkeur een geïntegreerd systeem met alle data centraal beheersbaar op één plek. Deelsystemen vereisen koppelingen, onafhankelijke updates, meerdere partners en/of leveranciers en dus ook de afhankelijkheid van twee of meer kleinere partijen als het gaat om technologische ontwikkelingen. Het kan natuurlijk, maar hoe meer deelsystemen u heeft hoe harder er een alarmbel zou moeten gaan rinkelen.

6. De software is het probleem niet

Als laatste bel, luiden we die van de ERP-partner. Als u een auto gaat kopen, maakt u mogelijk eerst een lijstje merken, gaat u 2 of 3 modellen vergelijken, testrijden en maakt u dan een keuze. Vervolgens zoekt u een goede garage, liefst in de buurt. Maar als u de emotie rondom de autokeuze even achterwege laat, lijken ze dan in functionele zin niet allemaal heel erg op elkaar? En is het dan eigenlijk niet veel slimmer om eerst een goede garage te zoeken, die dichtbij is, goed, en waarmee het klikt?

Een goed ERP systeem dat slecht is geïmplementeerd, gaat u weinig plezier opleveren. U zoekt natuurlijk naar het beste systeem, geënt op de voedingsindustrie, in de juiste configuratie voor uw specifieke processen. Daarin maakt de partner vaak het verschil. En niet maatwerk hoewel dat op het eerste gezicht wel ideaal lijkt. Maar alles gaat sneller, de techniek, uw business, regels, de concurrentie. En dus moet u een ERP systeem hebben dat niet alleen nu uw processen goed ondersteunt, maar ook morgen, volgend jaar en over 4 jaar. Het moet dus flexibel zijn. En uw partner moet het maximale uit deze flexibiliteit voor u kunnen halen. Daarvoor is kennis en ervaring nodig. Kennis van het systeem, van de ontwikkelingen en van uw business en processen. Heeft u een partner die echt begrijpt wat er in uw branche speelt? Of hoort u daar een belletje?