No hands accounting

De digitale revolutie krijgt steeds meer tractie in de industrie. We zijn in no-time gewend geraakt aan 3D printen en termen als big data en Internet of Things.

Robotisering en slimme apparaten zijn geen science fiction meer, maar toegepaste wetenschap. Digitalisering is dé manier om de internationale concurrentie voor te blijven, daarvan is iedereen wel overtuigd. Maar hoe ziet die digitale toekomst van de voedingsindustrie er eigenlijk uit? Welke ontwikkelingen zijn er gaande en hoe snel voltrekken ze zich? En welke stappen moet u vandaag zetten om morgen nog bestaansrecht te hebben?

Hoe kunt u ook uw financiële proces steeds meer automatiseren? In de voedingsindustrie is EDI een belangrijke standaard voor het geautomatiseerd uitwisselen van gegevens tussen ERP-systemen van bedrijven, maar er zijn meer mogelijkheden om uw financiële processen te optimaliseren en te automatiseren.

Robots in finance toekomstmuziek? Nee hoor, ze zijn dichterbij dan u denkt. En ze zorgen dat de financiële administratie zonder handmatige activiteit kan gaan. Moet de finance professional zich hier zorgen over maken?

Digitale transformatie

In de ontwikkeling van de huidige bedrijfssoftware spelen nieuwe technologieën een cruciale rol. Dit gebeurt door machines verbeteringen te laten bedenken die wij als mensen niet zouden kunnen verzinnen. Die machines kunnen dat op basis van algoritmes en door grote hoeveelheden data te analyseren en om te zetten in kennis. Zo biedt ERP software een volledig geautomatiseerde en directe verwerking van alle taken én responses, zonder enig menselijk handelen. Dit biedt een enorm positief effect op de snelheid en doeltreffendheid van de bedrijfsprocessen. Door dit soort smart software toe te passen voor vaak terugkerende handelingen, beperkt u bovendien het risico dat menselijk handelen met zich mee brengt.

Serieuze optie

Het automatiseren en robotiseren van administraties en financiële processen is een optie om serieus te onderzoeken. Het zou uw kansen wel eens kunnen vergroten om uw concurrentie te slim af te zijn. Er zijn minder handmatige handelingen nodig waardoor er meer tijd is voor activiteiten die meer waarde toevoegen. U hebt namelijk veel meer grip op uw gegevens en meer inzicht in uw mogelijke successen en risico’s.

‘No hands’ accounting is op dit moment misschien nog niet als geheel te integreren, maar het biedt al wel een aantal opties om direct in te zetten binnen uw bedrijf. Uw eerste actiepunt daarbij is het goed in kaart brengen en analyseren van processen met een hoog aantal zich herhalende handelingen. Daarna breng u de handmatige activiteiten zoveel mogelijk terug door heel slim de juiste technologie in te zetten.

Denk daarbij eens aan het O2C-proces dat zich kenmerkt door veel handmatige acties die goed te automatiseren zijn. Wanneer u de factuur niet meer als PDF in een e-mail stuurt, maar via UBL2.1, dan gaat de factuur meteen digitaal de administratie in. Vervelende misverstanden en te late betalingen zijn hiermee voor een groot deel verleden tijd. En dat is maar goed ook, want het blijkt dat 62% van de bedrijven moeite heeft met het op tijd betaald krijgen; hun DSO (Days Sales Outstanding) is te lang. Door het proces digitaal in te richten, verlopen de standaardcontroles automatisch. Op het moment dat er een afwijking of uitzondering wordt geconstateerd, is menselijk ingrijpen pas noodzakelijk.

Daarnaast biedt ‘no hands’ accounting mogelijkheden voor uw rapportages. Het samenstellen van de maandelijkse rapporten kost gemiddeld 7 werkdagen per maand. U kunt daarbij vooral wat hulp en meer snelheid gebruiken als uw bedrijf verschillende administraties heeft. Over het algemeen wordt nu zo’n 80% van de tijd besteed aan het samenstellen van de cijfers, de rest van de tijd gaat naar het duiden van die cijfers. Door ‘no hands’ accounting kunt u deze percentages waarschijnlijk om gaan draaien. U kunt veel nauwkeuriger werken en zekerder zijn van uw cijfers met gecentraliseerde stamgegevens en gestandaardiseerde processen en systeemcontroles.

Kwestie van de juiste mindset

Gaat het dan puur om het binnenhalen van de juiste oplossingen en technologieën? Was het maar zo simpel. Het is cruciaal om processen te analyseren en vast te stellen waar mensen nog onnodig handmatig werk doen.Het is cruciaal om processen te analyseren en vast te stellen waar mensen nog onnodig handmatig werk doen.

Ook de functie van de finance professional moet zich ontwikkelen: Hoe kunt u de nieuwste technologieën toepassen? Hoe haalt u daar voordeel uit voor uw functie? En voor het bedrijf? Hoe zet u digitalisering en robotisering strategisch in? Pak daarbij een adviserende rol voor de gehele organisatie, zo kan niemand om de finance functie heen.